組織におけるコミュニケーションの基盤や業務そのものを進めるITツール（プラットフォーム）は何でしょうか？
新しいメンバーが組織に参加し、こういったITツール（プラットフォーム）を使いこなしフィットしていくことが、組織で活躍していくためには必須のスキルです。 今回は、コミュニケーションや業務そのものを進めるためのITツール（プラットフォーム）を使いこなすうえで、組織やチームにどういったスキルが必要なのかを考えます。
目次
- ITツールの慣れ度が、立ち上がりの時間になる
- ブラックボックスにならず情報がオープンになることのメリット
- これからの社内公用語はITツール
- ITツールを避けずに、オープンに受け入れていきたい
- Voicyチャンネル「小田木朝子の 今日のワタシに効く両立サプリ」ご紹介
ITツールの慣れ度が、立ち上がりの時間になる
組織に多様なメンバーが入社しる中で、経験してきた業種やその人自身の個性やスキルに関わらず、入社時にスッと組織に馴染み新しい仕事のやり方に慣れるケースと、立ち上がりに苦労するケースがあります。 最終的には全員が仕事のやり方に慣れ活躍していきますが、一人ずつのかかる時間や、個性、これはITツール影響しているのではないでしょうか。
例えば、今コミュニケーションの基盤や業務そのものを進めるプラットフォームに関して、NOKIOOの場合はすべてクラウドツールです。ここへの慣れ度が、仕事に慣れるまでの時間に影響していきます。 一人一人の経験やスキルそのものというのは、とても良いものを持っています。ただ、それをうまく新しいチームや、職場で発揮していくために必要なOS、フィットするOS、このかみ合い度合に違いが出てくるのが、この入社後の立ち上がりフェーズです。
具体的に言うと、転職した会社の公用語が英語だったとします。自分自身は英語で仕事したことがないし、日本語しか話せない。とすると、持っているスキルや経験・知識が完璧でも、それを発揮するためにまず英語をマスターしなければなりません。そうか、英語が使えないといけないのかと思い、英語をマスターしようとします。すでに英語が話せる人に「どうやって話すのですか？」「どう話したらうまく話せますか？」と聞いても、「自然とやっている」「使って慣れるしかない」と言われたらため息が出る。このイメージです。
ちなみに株式会社NOKIOOの場合、基本の業務プロセスはMicrosoft Teamsをメインで使用します。これが様々な業務の基盤になっており、コミュニケーションの基盤にもなっています。業務プロセスもTeamsに書いてあり、利益や進捗の情報もすべてTeamsです。ミーティングもTeamsを起点に行われていいきます。
社内情報管理はBoxを使い、これがファイルストレージも兼ね、かつ顧客との情報共有もBoxです。
その他、売上原価管理はboard、勤怠管理はfree、CRM・MAでKairosを使い、その他にもZoomやSlack、Yammerなど、業務や顧客によって使うツールは様々存在します。 ここだけを聞くと、そんなに使う必要がありますか？いろんなものを横断的に使うことで使いにくくないですか？と思うかもしれません。これらに慣れると、なくてはならないツール、かつこれがない場合が考えられない言語として、日々使われるわけです。ここへのフィットにかかる時間や適応度が、立ち上がりの時間に繋がっていくと言えます。
ブラックボックスにならず情報がオープンになることのメリット
例えば、お客様、社内へもメールのやり取りが業務のメインだとします。この場合、情報のやり取りが1to1がベースです。
複数人に送る場合には宛先を指定するため、情報を見られる人がその時点で絞られ、限られるというのがメールではないでしょうか。すなわち、業務のやり取りが完全にブラックボックスとなるわけです。「あの情報どこか？」と探すのも大変ですし、「フォルダ分けしよう」というと整理に時間がかかる。途中までそのプロセスに関わっていない人に説明しようと思うと、膨大に時間がかかる。これがメールでの業務です。
仮にグループウェアを使うと、チーム全体で情報をオープンにするという、メールとは真逆の発想で仕事をしていくことになります。 そのため、この情報をどこでやりとりすべきか、この情報はどこでアーカイブされるとより効率的かというのを、絶えず瞬時に判断しながら仕事をし、それによって特定の誰かだけが知っているというのが、チームの中で最小限です。情報共有にかかる手間や時間も最少ですし、何か起こった時や起こる前の事前の兆候に気付いて手を打つことが、とてもスピーディーになります。
これからの社内公用語はITツール
これからはITツールを業務上で適切に使いこなすことが、共通のビジネス言語、公用語となります。
もちろん、組織やチームごとに傾向もあれば、ルールが違う部分もありますが、一度どこかのチームや組織でマスターすると、多少の違いというのはすぐチューニングできものです。 そのため、ITツールを業務上で適切に使いこなす仕事のやり方を磨くことが重要で、を怖がったり、恐れたり、拒否せずに使いこなしてく、オープンに受け入れていくという感度も大切です。
- チームで情報をオープンに共有し続けることで、仕事を抱え込まずにすむ
- 仕事のスピードもパフォーマンスもあがる
- 働き方の柔軟性が上がる
このようなことも言えそうです。
また、リモートワークで仕事をすることは、同じ場所にいなくてもコミュニケーションが円滑にとれるかどうかというところにかかっています。時間を自分でマネージメントしたいと考えれば考えるほど、無駄な時間、仕事のための仕事というのは、最少であるべきですし、チーム全員が自律的な働き方をしているということが大前提です。
ITツールを避けずに、オープンに受け入れていきたい
柔軟な働き方やオープンでフラットな関係性の組織というのは、ITツールを使いこなしているものです。こういった関係性をつくっていくための公用語が、ITツールを適切に使いこなすことなのではないでしょうか。
語学を例に上げましたが、向き合うことさえすれば、マスターしていくことができます。今そういう働き方をしてないことや、そういう働き方をすることに自信がないという考えはナンセンスです。 柔軟な働き方やオープンでフラットな関係性の組織になるための公用語であるITツールについて、然るべき環境で向き合い、マスターしていくことが、リモートワーク時代に必要なスキルと言えます。
Voicyチャンネル「小田木朝子の 今日のワタシに効く両立サプリ」ご紹介
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