リモートワークを推進する企業が増加し、組織内で離れて働くことが当たり前になった今、オンラインで会議を実施するケースも多いのではないでしょうか。 株式会社NOKIOOでは、全メンバーがリモートワーク併用で業務にあたるため、会議はすべてオンライン。オンライン会議に不慣れな人でも今すぐ実践できる、オンライン会議を上手く進めるためのファシリテーション術をご紹介いたします。
目次
- 意見が出ない、発言しにくい…オンライン会議に悩む方へ
- オンライン会議がうまくいかない要因は？
- 進行を工夫して、会議をする側も参加する側も実りのある時間を！
- コミュニケーション・マネジメントが組織スキルの鍵！無料セミナーのお知らせ
意見が出ない、発言しにくい…オンライン会議に悩む方へ
オンライン会議を実施するケースが増え、会議をオンラインで進行することの難しさに気づいた方も多いのではないでしょうか。
参加者としてオンライン会議が難しいと感じられる声として、
- とにかく発言のタイミングがわからない
- 温度感がわからない
主催者として進行する立場になると、
- 意見が出ない
- 参加者の反応が見えにくく、進行が難しい
オンライン会議を主催する人も参加する人も、反応が見えない・反応がない、という難点を抱えています。
今回はこの反応が見えない・反応がないについて、主催者の立場で考えていきます。意見が欲しい、アイデアが欲しい、だから意見はありますか、お願いしますと言って、会議全体が無言になる。オンライン会議でありがちなシーンです。これを何としても避けるために何をしたら良いでしょうか。会議の場で意見を求められ、意見をしない・出せない要因を探ります。
オンライン会議がうまくいかない要因は？
ケース1：そもそも意見がない、なぜ自分が参加しているのかわからない場合に意見が出せない
会議当日よりも事前準備の工夫をしていきましょう。
例えば、
- 会議の目的とアジェンダを参加者に提示しておく
- 求めたい意見についてもアジェンダで共有をしておく
自身が会議で期待されていることや役割も理解でき、それに見合った準備を参加者がしやすくなって意見が出でてくるようになります。
NG例
「〇〇さん、当日意見お願いします」
OK例
「〇〇さん、開発の立場から現場であがっているいろんな問題点を挙げて欲しいので、それを言っていただく準備をお願いします。」
ケース2：何を言ったらいいのか分からない、聞かれても困る
「何か意見をお願いします。」「何か質問はありますか？」このような問い方をされた場合、意見を言いにくいと感じるのではないでしょうか。聞き方を工夫することで、解決していくことができます。
NG例
「何か意見をお願いします。」 「何か質問はありますか？」
OK例
「次に進む前に確認しておきたいことはありませんか？」 「私の説明で不足している点があれば教えてください。」 「それぞれ担当の立場で個人的に感じていることを自由に話してください。」 「今、頭の中でどんなことを考えていますか？それを教えてください。」
その他にも、意見を言いにくい雰囲気を無くすために進行者が場作りの工夫をしたり、チャットを使い、思いついた時に発言ができるようにしていたり、発言するタイミングを明確にすることなども重要なポイントです。
進行を工夫して、会議をする側も参加する側も実りのある時間を！
このように要因を考えていくと、オンラインだけの話ではなく、オフラインの会議でも同じポイントが重要になってくると言えるのではないでしょうか。会議やミーティングは仕事の上でも欠かせないプロセスです。会議やミーティングをスムーズに進めることができると、決めるべきことが決まったり、一緒に考えたり、相手の状況を知ることができます。そして、オンライン会議がスムーズに行えると、リモートで仕事をすることが制約ではなくなっていきます。オンライン会議を上手く進めるためのファシリテーションスキルを身に着け、会議主催者も参加者も実りのある時間を作っていきましょう。
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